Accommodatiebeleid en regie binnen gemeente

Team Accommodaties Doetinchem wil 'op de bok zitten'

‘Een stuk ondernemerschap erin brengen’. Deze woorden geven kernachtig aan wat het team Accommodaties in Doetinchem als doel had bij het adviestraject. KplusV ging samen met het team aan de slag. Teamleider Lambert Damen: “Daarmee zorgen we ook voor bewustwording en draagvlak.”

Het team Accommodaties is verantwoordelijk voor het exploiteren, beheren en onderhouden van de gemeentelijke accommodaties. Enkele problemen die spelen zijn: de taken zijn versnipperd, de deskundigheid van het team wordt vaak te laat ingeschakeld en er moet bezuinigd worden. Enkele wensen: uitvoerende taken terugbrengen, vergroten zelfredzaamheid en flexibiliteit team en het werkveld uitbreiden.

KplusV bracht de feiten in kaart (welke taken en soort accommodaties gaat het om, wat wordt door wie gedaan ) en ging met alle betrokkenen in gesprek over ‘wat er goed gaat en beter kan’. Op basis hiervan zijn vijf ontwikkellijnen geformuleerd die met medewerkers zijn uitgewerkt.

Geen stuur in handen
Om de taken scherper in beeld te krijgen zijn er zes ‘hoofdrollen’ onderscheiden. Per accommodatie is vastgelegd welke rol het team Accommodaties nu invult en welke rol zij idealiter vervult, zoals budgethouder, eigenaar en facilitair beheerder. Lambert Damen: “Nu verschillen die rollen per accommodatie. Dat zorgt voor een versnippering in taken en soms dubbelingen. Taken en verantwoordelijkheden moeten gewoon helder zijn en worden doorgevoerd.”

We willen ‘op de bok’ zitten
Lambert Damen vervolgt: “Vaak zijn we te laat aan zet en we willen meer ‘op de bok zitten’ bij accommodatievraagstukken en zo onze expertise op het gebied van beheer en exploitatie kunnen inzetten.” Om dit te realiseren is er een nieuwe organisatiestructuur opgezet. Hierin vervullen accountmanagers een centrale rol. Iedere accommodaties is gekoppeld aan een accountmanager. De accountmanager is ‘als ondernemer’ verantwoordelijk en aanspreekbaar.

Gefaseerd doorvoeren
Lambert Damen: “Uiteindelijk zijn we (onder begeleiding van KplusV) met het team zelf tot dit voorstel gekomen. Dat vind ik het krachtige eraan. Dit traject zorgt daarmee voor acceptatie en een stuk bewustwording, ook rond het sporthalbeheer bijvoorbeeld. We willen de regie in de accommodaties blijven voeren, maar het uitvoerende werk aan een andere partij over laten. Dit zou ook een leerwerkbedrijf kunnen zijn. Als je gewend bent dit soort taken zelf te doen, is het nou eenmaal een grote stap om taken uit handen te geven.”

Besluitvorming en implementatie van het plan dient nog te geschieden. Momenteel buigen de directie en de Ondernemingsraad zich over de voorstellen.

Meer info
Wilt u meer informatie over wat KplusV kan betekenen voor uw organisatie rond accommodatiebeleid, bel gerust voor een vrijblijvend gesprek via (026) 355 13 55. U kan dan vragen naar Annette Prent of Evert Bovens.