Gemeente Almere zet medewerkers aan het roer

Advies- en Ingenieursbureau ontwikkelt zich

Gemeente Almere getuigt van durf. Het Advies- en Ingenieursbureau (AIB) van de gemeente kende problemen. Structuur, sturing en cultuur verhinderden een effectieve en efficiënte organisatie. De gemeente besloot om medewerkers aan het roer te zetten voor een plan van aanpak voor verdere ontwikkeling. Met resultaat.

Van doorlichting tot doorontwikkeling
De problemen binnen het AIB waren niet nieuw. Twee jaar geleden al ging het AIB naar aanleiding van diverse signalen aan de slag met organisatieontwikkeling. KplusV kreeg in 2011 de opdracht het bureau door te lichten. Daar kwam een aantal verbeterpunten uit. Rode draad tussen de verbeterpunten was dat er een kloof leek te zijn tussen management en medewerkers, tussen papieren plannen en feitelijke uitvoering.

Door en met medewerkers
Rob Ravensbergen, de manager van het AIB, koos ervoor om de medewerkers vorm en inhoud te laten geven aan de doorontwikkeling: “Ik wilde per se dat er weer dynamiek in onze afdeling komt. Dus koos ik ervoor de organisatie-inrichting, de werkprocessen, en aspecten als samenwerking en omgevingsbewustzijn te laten doorontwikkelen door een brede groep medewerkers.” Ruim 40 medewerkers (van de 170) meldden zich vrijwillig aan. KplusV begeleidde dit proces. De groep nam vijf dagen deel aan snelkookpansessies, waarbij de medewerkers de leiding hadden. KplusV faciliteerde en ondersteunde daar waar nodig en zorgde voor duidelijke kaders en uitgangspunten bij de gekozen werkwijze.

Kaders en uitgangspunten
De sessies vonden plaats langs 4 thema’s:

• Structuur van de organisatie, inclusief managementstijl
• Interne samenwerking
• Kwaliteitsborging en innovatie
• Omgevingsbewustzijn

Elk thema kende een opdracht met inhoudelijke kaders waarbinnen de medewerkers de analyses deden, meningen en standpunten uitwisselden en doelen stelden. Ze kwamen uiteindelijk tot één geïntegreerd plan van aanpak.

Commitment van management
Het management van de afdeling committeerde zich nadrukkelijk aan de uitkomsten. Rob Ravensbergen: “Ik zou wel gek zijn als ik de uitkomsten niet zou overnemen, na de enorme inspanning die de medewerkers hebben gedaan, gekoppeld aan de kennis die zij hebben van het AIB.” Deze uitkomsten vormden de input voor het formele traject met directie en medezeggenschap. Beide werden eerder al betrokken en door de medewerkers in de gelegenheid gesteld te reageren op ideeën en concepten. Het plan van aanpak werd hiermee een hamerstuk. Inmiddels is het bureau aan de slag gegaan met de verbeteringen.

Meer weten?
Wilt u hier meer weten, neem dan gerust contact op voor een vrijblijvend gesprek met Chrétien Sarton of Mark Leemans via telefoonnummer (026) 355 13 55.