Bezuinigingsmogelijkheden gemeenten
Gemeente en bezuinigen: zo kan het dus ook
Je hebt als gemeente twee grote bezuinigingsopties: taakuitvoering verminderen/stoppen of efficiënter werken. Hoe breng je de mogelijkheden in kaart? De korte, maar handzame aanpak van KplusV biedt handvatten om mee door te pakken. En hiermee worden de betrokken medewerkers geen 'slachtoffer van bezuiniging' maar juist de 'drager van verbetering'. |
 |
Efficiënter werken is een beladen thema. Ambtelijke managers moeten zich verweren tegen 'aanvallen' uit het politieke domein dat 'er veel te veel ambtenaren zijn' en dat er 'maar eens efficiënter gewerkt moet worden. Anderzijds hebben nog veel managers de werkprocessen waaraan zij leiding geven niet systematisch en diepgaand geanalyseerd op mogelijkheden tot efficiencyverhoging. Veelal wordt gerefereerd aan benchmarks en wordt (vaak overigens terecht) gerefereerd aan hoge werkdruk. Maar hard werken is nog niet hetzelfde als efficiënt werken. Immers, alles wat hiermee verdiend kan worden, hoeft niet ten koste te gaan van de dienstverlening aan de burger.
Download hier onze visie en aanpak rond kerntaken (uitgebreid)
Daar gaat het om
KplusV doet daarom bij bezuinigingsoperaties die wij begeleiden ook nadrukkelijk onderzoek naar efficiencyverhoging. Zo wordt het thema ook meteen concreet en bespreekbaar. Bij efficiencyonderzoek baseren wij ons op de principes van Lean Management, een managementfilosofie die zich kenmerkt door:
- De gerichtheid op de toegevoegde waarde voor de klant staan centraal;
- Gestructureerde inzet op voor leren en verbeteren;
- Nadruk op permanente procesverbetering, dus het tegengaan van verspilling, verkorten van doorlooptijden en daarmee reductie van de kosten.
Onze aanpak: snel en doortastend
Wij kiezen de procesanalyse als startpunt. De werkwijze is eenvoudig:
- In overleg met onze opdrachtgever selecteren wij 10 à 20 werkprocessen waarvan de opdrachtgever het zinvol vindt om die als eerste aan de orde te stellen.
- Per proces organiseren wij een workshop met plm 6 deelnemers: De KplusV-adviseur als onafhankelijke voorzitter, een onafhankelijke vragensteller (van KplusV of uit de organisatie), een relevante externe of interne klant en drie mensen die een cruciale rol in het proces vervullen.
- Van te voren krijgt iedereen informatie over hoe het proces verloopt.
- De analyse vindt plaats in enkele rondes:
a: Snappen we allemaal hoe het werkt? Verloopt de werkelijkheid conform wat beschreven is?
b: Inhoudelijke analyse: waar zitten de problemen? zijn er interpretatieverschillen? zijn er onnodige stappen? zijn er overlappingen? moet er veel/vaak gerepareerd worden? wat weten we over de kwaliteit? Is die laag? hoe komt dat? kan de doorlooptijd korter? Zijn de aansturing en het beleidskader helder?
c: Kunnen we met de antwoorden op de vragen de bouwstenen formuleren voor een verbeterde/vernieuwde procesopzet en hoe luiden die? - Na deze workshop die zo'n 2,5 uur in beslag neemt, maken twee mensen (bijv. de KplusV adviseur en een inhoudelijk betrokkene) een nieuwe procesopzet. Deze wordt getoetst in de groep van de workshop en aan het management voorgelegd.
Je kunt er zelf mee verder
Wil je echt álle processen op deze manier beschouwen, dan ben je wel even bezig. Wij kiezen voor een start met een beperkt aantal om alvast te laten zien hoe verhelderend de resultaten kunnen zijn. De organisatie kan er daarna zelf mee verder en bepaalt ook zelf welk percentage van de totale hoeveelheid processen zij in welke tijdsperiode onder de loep wil nemen.
Mee-dewerkers
Onze ervaring is dat het, anders dan 'recht toe recht aan bezuinigen', medewerkers motiveert om mee te doen. Ze worden inhoudelijk betrokken en kunnen hun opvattingen kwijt over wat niet goed loopt en voorstellen doen hoe het anders kan. Zij zien zich als 'drager van verbetering' en niet als 'slachtoffer van bezuiniging'.
Meer weten?
Wilt u meer weten over onze aanpak en wat we voor uw gemeente kunnen betekenen in deze, bel dan gerust. U kunt dan vragen naar ir. M.J.P. (Mark) of V.L.M. (Vincent) Siegmund, telefoon 026 355 13 55. Of gebruik het contactformulier 'Bezuinigingsaanpakken gemeente'.
Meld je aan voor de nieuwsbrief 
