Kerntakendiscussie en advies rond bezuinigingen bij gemeenten

Bezuinigen? Lean management en beleidskeuzes!

Vanaf 2012 zal het Rijk de algemene uitkering fors verlagen. Gemeenten zullen alle bezuinigingszeilen bij moeten zetten. De kaasschaaf voldoet niet meer. Het gaat om echte beleidskeuzes en om stevige efficiencyverhoging, bijvoorbeeld door processen te verbeteren met 'lean management'.

KplusV, thuis in het begeleiden van kerntakendiscussies, heeft een scherp beeld van de huidige problematiek en een opvatting over een succesvolle aanpak (zie onze bijdrage aan de 7 handige snijtips in Binnenlands Bestuur, oktober 2009, pag. 4). In essentie gaat het om een tweetrapsraket:

1. De gemeentelijke organisatie moet onderzoeken waar en hoe er efficiënter gewerkt kan worden (lean management).
2. De gemeenteraad moet keuzes maken in het beleid en het daarbij behorende niveau van voorzieningen en prestaties (kerntakendiscussie).

Efficiëntie en hard werken is niet hetzelfde
"Efficiëntie vinden sommigen misschien wel een beladen onderwerp", zegt Langerwerf. Deze adviseur begeleidt op dit moment meerdere gemeenten bij een kerntakendiscussie. "Maar in onze ogen is het in deze tijd absoluut aan de orde. Natuurlijk moeten bezuinigingen niet eenzijdig afgewenteld worden op de ambtelijke organisatie. Maar dat wil niet zeggen dat het niet efficiënter kan. Er worden hierin wel veel benchmarks gedaan, maar ik zie nog te weinig kritische analyses van gemeentelijke werkprocessen: hard werken is nog niet hetzelfde als efficiënt werken. Procesanalyse en –verbetering vragen om een lange adem, maar wij kunnen samen met gemeenten in korte tijd laten zien wat er kan, tot welke resultaten dat leidt en hoe je daar zelf mee verder kunt gaan."
Het (permanent) werken aan procesverbetering is een belangrijk onderdeel van het zogenaamde 'lean management'-principe. De lean managementfilosofie is al tientallen jaren geleden in de automobielindustrie ontwikkeld. Het is een systematische aanpak die zich gelijktijdig richt op klantwaarde, doorlooptijd, efficiency en continu verbeteren.

Lean management en procesverbetering
Procesanalyse en procesverbetering kun je op een hele concrete manier aanpakken. Langerwerf legt uit: "In gesprekken met het management van de organisatie vragen we welke processen naar hun mening nog niet goed lopen. Zo komen wij tot een top-10 of top-20 van de meest 'zorggevende' processen.
Vervolgens organiseren wij workshops voor elk van deze processen; met de meest betrokken ambtenaren spreken wij die processen van onder naar boven en van links naar rechts door. We hebben dan al vaak een goed inzicht in problemen, onduidelijkheden, interpretatieverschillen, overlappingen, onnodige stappen en noem maar op. De mensen weten het allemaal zelf te benoemen, maar door de druk van het werk en omdat men zelf onderdeel van het geheel is, komt het er te weinig van om zelf met een systematische analyse te starten. Een beetje hulp van buiten kan er op deze manier de vaart in brengen", is de ervaring van Langerwerf.

Werknemers als dragers van verbeteringen
Een volgende stap is het aan de slag gaan met de resultaten van de workshops. Dat kan tot kleine of grotere aanpassingen van de geanalyseerde processen werken. Deze nieuwe procesontwerpen moeten op hun omgeving en relaties met andere processen getoetst worden en vervolgens geïmplementeerd. Ook in deze stap leveren betrokken ambtenaren een bijdrage.
Kees Langerwerf stelt: "Het is arbeidsintensief, maar het resultaat loont de moeite: Je boekt echte inhoudelijke winst en dat is meer waard dan een benchmarkconclusie dat je relatief veel of weinig formatie hebt. Bovendien zijn de discussies in de workshops bijna altijd inspirerend voor de deelnemers. Zij zien zich als drager van verbeteringen en niet als slachtoffer van bezuinigingen. Bovendien kan de gemeente de analyse van een volgende serie processen zelf uitvoeren."

Vele appels en peren…
Maar ook met alleen lean management los je het bezuinigingsprobleem maar ten dele op. De raad moet beleidskeuzes maken en dat is niet makkelijk: er is niet alleen het probleem van de vele soorten appels en peren (wegenonderhoud versus maatschappelijke zorg e.d.) maar ook ondervindt van elke gemeentelijke voorziening, subsidie of prestatie die geschrapt of verminderd wordt, een groep burgers nadelige gevolgen. Lastig dus. Des te meer reden voor een transparant en goed opgebouwd ombuigingsproces.

Wat zijn je uitgangspunten?
"Bij de kerntakendiscussies die KplusV bij gemeenten begeleidt vragen we de raad om in twee rondes te werken", vertelt Langerwerf. "Eerst vindt er een visiedebat plaats en een paar maanden later een takendebat. In het visiedebat geeft de raad aan wat voor gemeente ze eigenlijk wil zijn en hoe zij naar een aantal belangrijke aspecten kijkt. Het gaat daarbij om vragen als 'hoe sta je tegenover deregulering', 'wil je de gebruiker meer laten betalen voor de voorzieningen of verhoog je de belasting', 'wil je toe naar minder overheid en meer samenleving', 'wil je samenwerken of uitbesteden' etc.."

En wat vind je belangrijk?
Langerwerf vervolgt: "Het resultaat van zo'n visiedebat is dan het visiedocument: een richtinggevend kader van waaruit je kunt gaan werken aan bezuinigingsvoorstellen. Met dit kader in de hand, maar ook met andere informatie zoals referentiegegevens, maken we samen met de organisatie een takendocument. De geselecteerde taken zijn taken die 'ertoe doen': zij hebben een bepaalde omvang, zijn in voldoende mate beïnvloedbaar en sluiten aan op het visiedocument waarin aangegeven wordt wat de effecten van bepaalde bezuinigingen zijn."

Ad-hoc keuzes voorkomen
Aan de hand van het takendocument, waarin ook de efficiencyvoorstellen zijn opgenomen debatteert de raad in de tweede ronde en neemt noodzakelijke besluiten. Kees Langerwerf : "Het belangrijkste is dat er een logische opbouw in het proces zit en dat duidelijk wordt dat een visie helpt bij het maken van concrete keuzes en dat je willekeur en ad-hoc keuzes bij dit soort belangrijke besluiten voorkomt."

Meer weten?
Wilt u meer weten over onze aanpak rondom lean management of kerntakendiscussies en wat we voor uw gemeente kunnen betekenen in deze, bel dan gerust. U kunt dan vragen naar ir. C.A.J.M. (Kees) Langerwerf of ir. M.J.P. (Mark) Leemans, telefoon (026) 355 13 55.Of gebruik het contactformulier 'Kerntakenanalyse en heroverweging'.

Referentielijst (beknopt) 
Case kerntakendiscussie gemeente Schouwen-Duiveland
Case bezuinigingen gemeente Meppel
Meld je aan voor de nieuwsbrief