Aanpak intergemeentelijke samenwerking back office W&I

De gemeenten Etten-Leur, Moerdijk, Rucphen en Zundert werken al sinds 2009 samen op het Werkplein in Etten-Leur.
Daar voeren ze samen met de UWV de front office activiteiten uit. Iedereen die een beroep  op UWV of de gemeente doet voor een uitkering komt naar dit werkplein. De back office activiteiten zoals administratie, toetsing en beleidsontwikkeling vinden nog in de 4 afzonderlijke gemeentehuizen plaats.

Door het hebben van 1 frontoffice (het werkplein) en 4 backoffices, met ieder een eigen werkwijze, stemmen de werkprocessen back en front offices onvoldoende af. Daarnaast zijn de back offices betrekkelijk klein qua formatie, waardoor de kwetsbaarheid hoog en de specialisatiemogelijkheden gering zijn wat beide gevolgen heeft voor de kwaliteit van de dienstverlening.

De 4 gemeenten vroegen KplusV een businessplan  op te stellen om nut, noodzaak en mogelijkheid van een gezamenlijke back office W&I te onderzoeken. De gemeenten zetten daarbij vooral in op een kwalitatief betere en meer klantvriendelijke dienstverlening.

Aanpak
De 4 gemeenten kozen in dit traject voor een centrale rol  voor de coördinatoren Werk&Inkomen: zij leverden KplusV de achtergrondinformatie voor het businessplan. KplusV heeft twee onderzoeksvragen beantwoord:
A) De samenwerking op regionale schaal met als centrale vraag: moet de samenwerking tussen de 4 gemeenten worden uitgebreid met andere gemeenten, of is de schaal voldoende voor een verbeterslag in een nieuwe organisatie voor de backoffice. Conclusie: met in totaal ruim 1200 en een toestroom van extra klanten doorn de Wwnv biedt de huidige samenwerking voldoende basis voor een optimale uitvoeringsorganisatie voor de backoffice.
B) Het inbrengen van de verschillende back office taken in de samenwerking. Daartoe zijn 2 scenario’s in kaart gebracht voor de aspecten: formatie, huisvesting, organisatiemodel en aansturing: 1 alleen de administratieve en ICT-taken worden samen opgepakt en 2) er wordt een volledige gezamenlijke back office organisatie ingericht. KplusV heeft deze 2 scenario’s in het businessplan uitgewerkt.

Resultaat en succesfactoren
De gemeenten hebben uiteindelijke gekozen voor het opzetten van een gezamenlijke back office. Dat levert efficiëntere werkprocessen en meer specialisatiemogelijkheden op en daarmee een betere en ook meer klantvriendelijke dienstverlening. Een volledig gezamenlijk back office levert daarnaast een formatiereductie van 11 fte op. Daarbij mag opgemerkt worden dat de focus in dit traject niet lag op besparingen maar juist op het ‘verbeteren van dienstverlening’. Daarmee stond de klant centraal en was er geen ‘concurrentie’ tussen de deelnemers om zo veel mogelijk besparingen voor de eigen gemeente te realiseren.

Meer info
Wilt u weten wat KplusV voor uw gemeente kan betekenen rond samenwerking en/of herinrichting van werkprocessen? Neem dan contact op met Dick van Maanen of Robert Capel via (026) 355 13 55.