Evaluatie Rayonbeheer, de aanpak in Bronckhorst

Zelf doen of uitbesteden? Een hamvraag bij veel buitendiensten. Gemeente Bronckhorst koos ervoor om de evaluatie Rayonbeheer (afdeling Beheer), zelf op te pakken. Een projectteam van de eigen organisatie (lees: Rayonbeheer) voerde het onderzoek uit, met ondersteuning van KplusV. Met concrete en ingrijpende keuzes als resultaat.

Rayonbeheer functioneert als beheerder van de openbare ruimte in de gemeente Bronckhorst en voert het onderhoud uit of geeft hiervoor opdracht aan derden. De bezetting bestaat uit ca. vijftig rayonmedewerkers en drie rayonhoofden. Er wordt gewerkt in drie rayons, met elk een eigen werf. Het management besloot te onderzoeken of:

• De bestuurlijke opdracht correct en doelmatig wordt uitgevoerd;
• De organisatiestructuur (nog) adequaat is;
• Een meer centrale huisvesting gewenst is.

Het onderzoeksteam heeft via het werkoverleg alle medewerkers bij het proces betrokken (input van knelpunten en mogelijke oplossingen). Vervolgens werkte een projectgroep van medewerkers  een en ander uit en consulteerde tussentijds een klankbordgroep van ook eigen medewerkers rondom hun bevindingen.  Dit proces is begeleid door KplusV, dat daarnaast ook optrad als inbrenger van kennis, klankbord en penvoerder van de eindrapportage.

Wat heeft deze aanpak opgeleverd? 

• Een duidelijk probleembesef: voor Rayonbeheer dreigt zwaar weer, mede door de bezuinigingen.;
• Ee gedragen resultaat: de medewerkers hebben vanuit hun eigen praktijk duidelijke accenten gelegd;
• Een ‘robuust’ onderzoeksteam met vertrouwen van de leiding en medewerkers;
• Een strakkere organisatie en per saldo is er sprake van krimp. De verwachting is dat de ‘pure productie’ in het werkpakket afneemt omdat de markt dit goedkoper kan (zoals plantsoenwerkzaamheden, gazonmaaien en berm maaien). Andere werkzaamheden zullen juist door de eigen dienst worden opgepakt: waar service en toegevoegde waarde worden gevraagd, is Rayonbeheer concurrerend (servicebeheer van eigen gebouwen, werkzaamheden voor de drukriolering en toezicht op projectuitvoering);
• De aansturing van het geheel gaat volgens de voorstellen wijzigen: de drie rayons worden herverdeeld in twee uitvoeringsteams en een cluster ondersteuning; een antwoord op de wens om tot een strakkere en meer eenduidige aansturing te komen;
• Bij de voorgesteld organisatieontwikkeling past het werken vanuit één centrale gemeentewerf. Op dit moment wordt bezien of het dit kostenneutraal gerealiseerd kan.

Het college van B&W, de directie en de ondernemingsraad hebben zich positief uitgelaten over de aanpak. Rayonbeheer werkt ondertussen hard aan de uitvoering van de aanbevelingen. Want tijdens de verbouwing gaan de werkzaamheden wel gewoon door…

Ook bij uw gemeente?
Wilt u meer weten over wat KplusV kan betekenen voor uw gemeente, neem dan gerust contact op voor een vrijblijvend gesprek: telefoon: (026) 355 13 55. U kunt dan vragen naar Jan Beldman.