WABO-training: Resultaat en Plezier nieuwe werken

Gemeenten bereiden zich voor op de uitvoering van de Wabo. Dat vraagt om aanpassing in houding en gedrag van medewerkers en management. Men werkt immers samen aan één product.

 

Gemeenten die zich voorbereiden op de uitvoering van de Wabo hebben te maken met grote veranderingen. Naast de Wabo hebben meer acties tot doel de dienstverlening naar burgers en bedrijven te verbeteren, zoals de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) en Verbeteren Dienstverlening. De organisatorische veranderingen vergen een nieuwe houding en ander gedrag van medewerkers en management. Een gemeente in midden-Nederland (40.000 inwoners) vroeg KplusV een op-maat trainingsprogramma te verzorgen voor management en medewerkers.

Klantgericht
Het doel van het trainingstraject was om bij alle betrokken medewerkers aan de Wabo, attitudes en vaardigheden te ontwikkelen zodat zij op een klantgerichte en efficiënte wijze uitvoering kunnen geven aan de Wabo. De deelnemers waren het management van de betrokken afdelingen, vergunningcoördinatoren, medewerkers frontoffice, administratieve ondersteuning en inhoudelijk adviseurs op de deeldomeinen.

Samenwerken in een keten: bewust, bereid en bekwaam
De belangrijkste verandering door de Wabo voor deze deelnemers is de integratie van de vergunningprocessen binnen de gemeente. De invoering van de Wabo vereist dat het eindproduct, de omgevingsvergunning, binnen acht weken is gerealiseerd. Van enige vrijblijvendheid is geen sprake meer. Dit vraagt – naast de inhoudelijke afstemming van werkzaamheden in de keten – ook een andere houding ten opzichte van en samenwerking met collega’s.
Het is van belang dat iedereen zich realiseert dat men samenwerkt aan één product. Slechts de vergunningcoördinator heeft nog rechtstreeks contact met de klant. Deze kan zijn werk goed doen als iedere schakel in het proces de eigen taken naar behoren en tijdig uitvoert. Iedereen heeft daarin zijn eigen verantwoordelijkheid. Mensen dienen elkaar op die verantwoordelijkheid te kunnen en durven wijzen en aanspreken: een cultuurverandering. De training richtte zich erop om medewerkers te helpen om bewust, bereid en bekwaam te worden. Daarbij werd het omgaan met het gevoelde verlies van gewaardeerde routines en relaties in de training serieus genomen.

Sterke combinatie van proces én inhoud
Het trainingsprogramma bestond uit meerdere onderdelen om de deelnemers stap voor stap te laten kennismaken met elkaar, met het nieuwe werkproces en met de nieuwe vaardigheden en attitudes:

• Kick-off in een kookstudio: onder begeleiding van een professionele ketenmanager (de chefkok!) hebben de medewerkers directe ervaring opgedaan met een operationeel ketenproces met een goede maaltijd als resultaat.
• De training is gestart met een wie-is-wie en een praktijkdiscussie over het nieuwe werkproces volgens de medewerkers. Deelnemers hebben de nieuwe Wabo-werkwijze en de voordelen daarvan aan elkaar uitgelegd in de rol van burger. Dit heeft geleid tot aanvullende vragen aan en oplossingen van de ontwerpers van het werkproces: de afdelingsmanagers.
• Met échte vergunningaanvragen (realistische casussen) hebben medewerkers in de training ervaring opgedaan in het nieuwe werken. Deelnemers traden daarbij zélf wisselend op in de rol als klant,  vergunningcoördinator en als adviseur om op deze manier de belevingen van de collega’s in de keten aan den lijve te ervaren. In dit onderdeel was veel aandacht voor het aanspreken van elkaar op gedrag en het geven/ontvangen van persoonlijke feedback. Een rijkdom aan ‘aha-erlebnissen’ was de opbrengst.
• Op naar de praktijk. Na een aantal weken hebben de medewerkers in een terugkomdagdeel hun eerste ervaringen met elkaar in de praktijk besproken en afspraken gemaakt over hun Wabo-toekomst.

Beslagen ten ijs
De managers en medewerkers hebben zich in een plezierige en doelgerichte training voorbereid op het nieuwe werken. Doordat zij het Wabo-proces in de training concreet en realistisch konden oefenen is de verandering naar het nieuwe werken ingezet.

Ook realistisch trainen?
Heef u na het lezen van deze case ook interesse in een praktijkoefening of training van het Wabo-proces? Neem dan contact op met Annette Prent van KplusV organisatieadvies op telefoonnummer (026) 355 13 55.